L'actualité de Mister Harry

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 20 janvier 2012


Quoi de plus courant pour la plupart d’entre nous que de rédiger un e-mail ? Que ce soit dans le cadre du travail ou dans la sphère privée, cet acte fait maintenant partie de notre quotidien.

Et pourtant, certaines règles concernant l’usage du mail sont encore méconnues. Petit tour d’horizon des bonnes pratiques.

– Le premier point important est d’utiliser une adresse mail qui soit représentative de l’identité de son détenteur. La meilleure solution consiste à associer un nom et un prénom, ou une initiale et un nom. Il faut à tout prix éviter les surnoms, pseudonymes et autres diminutifs, peu crédibles.

– Pour les professionnels, il faut également veiller à utiliser une adresse mail composée avec le nom de domaine de l’entreprise, par exemple prenom.nom@mon-entreprise.fr.

– L’objet du mail doit toujours être renseigné. Clair et concis, il doit permettre à son destinataire d’identifier rapidement le sujet du mail. Cet espace ne doit pas être utilisé pour rédiger le contenu du mail, sans quoi le destinataire pourrait l’interpréter comme un manque de considération.

– Il est de bon ton de saluer le destinataire du mail. Un simple « Bonjour » en introduction à votre message évitera une approche trop abrupte.

– Lors de la rédaction d’un mail, il faut veiller à ne pas utiliser de caractères en majuscules. Lorsqu’une partie ou la totalité d’un texte est écrit en majuscules, les usages en vigueur sur internet (la nétiquette) assimilent cette façon de s’exprimer à quelqu’un qui crie. Gare aux quiproquos !

– Lors de l’ajout de pièces jointes dans un e-mail, mieux vaut vérifier le poids de ces dernières. En effet, un poids trop important peut entraîner l’échec de l’envoi d’un mail. Chaque client de messagerie à un seuil de tolérance qui lui est propre, il faut donc veiller à envoyer des documents dont la taille reste raisonnable.

– Enfin, il est de rigueur de terminer un e-mail en insérant une signature. A la suite d’une formule de politesse appropriée, la signature doit comporter le nom et les coordonnées de l’expéditeur : un numéro de téléphone et une adresse e-mail. S’il s’agit d’une entreprise, on pourra retrouver la fonction de l’expéditeur, un numéro de fax, l’adresse postale et l’url du site internet de l’entreprise.

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