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 24 mars 2015

Chez Mister Harry, le mail est LE moyen de communication que nous utilisons le plus. Ses règles de mise en forme ne sont pas toujours maîtrisées. Voici, selon nous, la liste de ce qu’il ne faut pas faire lorsque l’on rédige un mail.

Les erreurs à ne pas commettre pour rédiger un mail
– Pas d’objet du mail : L’objet du mail est OBLIGATOIRE. Il doit donner envie de vous lire, tout en étant court et explicite. Il permet également au destinataire de ne pas identifier votre mail comme du SPAM et de le supprimer sans même l’avoir ouvert.

– Manque de courtoisie : Commencez vos emails par une salutation. Il vaut mieux la personnaliser, avec un ‘Bonjour Monsieur’ ou ‘Bonjour Madame’ ou, mieux encore, un ‘Bonjour Monsieur Burtin’ ou ‘Bonjour Cécile’, selon votre degré de connaissance.

– Message confus : Faites des phrases courtes et simples et évitez au maximum les termes techniques. Vous devez en permanence garder à l’esprit l’objectif de clarté. Si votre email fait suite à un échange, répondez en laissant les courriers précédents afin de rappeler le contexte à votre destinataire.

– Les fautes d’orthographe : Pour ne pas perdre en sérieux et crédibilité à cause de vilaines fautes d’orthographe, n’hésitez pas à vous relire et à vous faire relire !

– Ne pas maîtriser le champ « Cci » : Lorsque vous  envoyez un mail collectif, il est impardonnable de laisser apparaître le nom de tous ses destinataires dans son message ! Ecrire les adresses dans le champ « Cc » au lieu du champ « Cci » est le signe de négligence…

– Oublier la pièce-jointe : Téléchargez la pièce jointe avant de rédiger votre mail, comme ça vous êtes sûr de ne pas l’oublier.

– Mauvaise utilisation de la ponctuation et des majuscules : Le ton que vous utilisez dans votre mail peut être mal perçu si vous utilisez les majuscules et les points d’exclamations à outrance. Le destinataire risque d’interpréter cela comme des cris et de la colère.

– Manque de sobriété : Restez professionnel en évitant les textes multicolores, en gras, italique… Utilisez plutôt une police basique, pouvant être lue sur n’importe quel logiciel de messagerie (Arial ou Verdana) et écrivez en noir ou bleu sur un fond blanc pour faciliter la lecture.

– Oubli des salutations en fin d’email : Pour d’éviter de conclure trop sèchement, optez pour une formule courte du type : ‘bien à vous’, ‘cordialement’, ‘avec mes remerciements’, ‘salutations’…

– Pas de signature : La fin de votre mail doit comporter votre carte de visite complète afin de donner à votre interlocuteur toutes les informations dont il pourrait avoir besoin. Nom de votre société, nom, prénom, poste, adresse mail et courrier et téléphone sont un minimum.

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